|
Τα
δημόσια αρχεία
Εκκαθαρίσεις
αρχείων
Η ΕΛΛΗΝΙΚΗ
ΠΡΑΓΜΑΤΙΚΟΤΗΤΑ
Προεδρικά
διατάγματα περί εκκαθαρίσεων
Διαδικασία
εκκαθάρισης
Αναγραφή
της προθεσμίας διατήρησης στα έγγραφα
Εκκαθαρίσεις
σε ετήσια βάση
Πίνακας
ανενεργού αρχειακού υλικού
Πρόσκληση
των Γ.Α.Κ.
Προεδρικά
διατάγματα περί εκκαθαρίσεων 
Η
εκκαθάριση των αρχείων του δημοσίου τομέα και των ΟΤΑ
γίνεται σύμφωνα με τα ακόλουθα προεδρικά διατάγματα:
 Π.Δ.
162/1979 "Περί εκκαθαρίσεως των Αρχείων
των Δημοσίων Υπηρεσιών" (ΦΕΚ 42/Α/6-3-1979).
Π.Δ.
768/1980 "Περί εκκαθαρίσεως των αρχείων
των ΝΠΔΔ" (ΦΕΚ 186/Α/18-8-1980).
Π.Δ.
87/1981 "Περί εκκαθαρίσεως των Αρχείων των
Δημοσίων Υπηρεσιών και των Ν.Π.Δ.Δ." (ΦΕΚ 27/Α/3-2-1981).
Π.Δ.
480/1985 "Περί εκκαθαρίσεως των αρχείων
των ΟΤΑ και των ιδρυμάτων Ν.Π.Δ.Δ. και συνδέσμων
αυτών" (ΦΕΚ 173/Α/14-10-1985).
Εκτός
από τα Π.Δ. που αναφέρθηκαν και αφορούν αντικείμενα
κοινά σε περισσότερες υπηρεσίες, έχουν εκδοθεί και
εκδίδονται ειδικά Π.Δ. κατά υπουργείο, που ρυθμίζουν
τις προθεσμίες διατήρησης του αρχειακού υλικού που
αφορά τα ιδιαίτερα αντικείμενα των υπηρεσιών του κάθε
υπουργείου.
Η
έκδοση αυτών των Π.Δ. διαταγμάτων παρουσίασε καθυστερήσεις,
ενώ ορισμένα από αυτά έχουν ασάφειες και τυπογραφικά
λάθη, που μπορεί να δημιουργήσουν σύγχυση. Εξάλλου
ο χρόνος διατήρησης των εγγράφων θα πρέπει να μελετηθεί
πιο προσεκτικά. Χαρακτηριστική είναι η περίπτωση υπουργείου
που ζήτησε από περιφερειακές του υπηρεσίες στοιχεία
τα οποία θα συγκεντρώνονταν με βάση έγγραφα τα οποία
το ίδιο το υπουργείο, με το σχετικό Π.Δ., είχε θεωρήσει
καταστρεπτέα.
Διαδικασία
εκκαθάρισης
Σύμφωνα
με διατάγματα περί εκκαθαρίσεων, όπως ισχύουν, η διαδικασία
εκκαθάρισης είναι, σε γενικές γραμμές, η εξής:
Αποχωρισμός
και καταγραφή του ανενεργού υλικού.
Η υπηρεσία που ενεργεί την εκκαθάριση εξετάζει
το αρχείο της και αποχωρίζει το υλικό που στερείται
πλέον υπηρεσιακής χρησιμότητας. Το ανενεργό υλικό
καταγράφεται σε πίνακα, όπου σημειώνονται: προκειμένου
περί μεμονωμένων εγγράφων, οτίτλος της εκδούσης
αρχής, η περίληψη και η ημερομηνία έκδοσης των
εγγράφων ή, προκειμένου περί φακέλων, μια ευρύτερη
περίληψη που να ανταποκρίνεται στο θέμα του φακέλου
και οι ακραίες χρονολογίες.
Πρόσκληση
των ΓΑΚ. Η διοικητική υπηρεσία η οποία
ενεργεί την εκκαθάριση αποφαίνεται μόνο για το
θέμα της υπηρεσιακής χρησιμότητας του αρχειακού
υλικού. Για τα ζητήματα της διατήρησης ή καταστροφής
του, στη βάση της αρχειακής
αξίας, αρμόδια να κρίνει είναι μόνο
η αρχειακή υπηρεσία, δηλαδή τα Γενικά Αρχεία
του Κράτους. Έτσι, αφού καταγραφεί σε πίνακες το
ανενεργό αρχειακό υλικό, η διοικητική υπηρεσία
καλεί "εγγράφως και επί αποδείξει" την
αρμόδια υπηρεσία των Γ.Α.Κ., για να επιλέξει "τα
ιστορικού ενδιαφέροντος έγγραφα".
Παρόλο
που τις τελευταίες δύο δεκαετίες έχει γενικευτεί -νομοθετικά-
η υποχρέωση των υπηρεσιών να καλούν τα Γενικά Αρχεία
του Κράτους για την επιλογή των διατηρητέρων εγγράφων,
είναι συχνές οι περιπτώσεις κατά τις οποίες οι σχετικές
διατάξεις δεν τηρούνται.
Αναγραφή
της προθεσμίας διατήρησης στα έγγραφα
Σύμφωνα
με την κείμενη νομοθεσία, η αναγραφή της προθεσμίας
διατήρησης στα έγγραφα είναι υποχρεωτική. Η παράλειψη
αυτής της υποχρέωσης δυσκολεύει ιδιαίτερα τη διαδικασία
της εκκαθάρισης. Η αιτία που προβάλλεται από τις υπηρεσίες
είναι η δυσκολία αναζήτησης στα συνήθως πολυσέλιδα
προεδρικά διατάγματα. Εδώ, άμεση λύση μπορούν να αποτελέσουν αλφαβητικοί
πίνακες θεμάτων που συντάσσονται με βάση
τα προεδρικά διατάγματα περί εκκαθαρίσεων. Οι πίνακες,
στην έντυπη μορφή τους, τουλάχιστον, πρέπει να περιλαμβάνουν
λήμματα που να προβλέπουν κάθε πιθανή αναζήτηση. Για
ένα μεγάλο μέρος προεδρικών διαταγμάτων τέτοιοι πίνακες
έχουν συνταχθεί από υπηρεσίες των Γ.Α.Κ. και είναι
διαθέσιμοι και σε ηλεκτρονική μορφή.
Εκκαθαρίσεις
σε ετήσια βάση
Το
σοβαρότερο πρόβλημα όσον αφορά τις εκκαθαρίσεις είναι
ότι δεν γίνονται τακτικά, σε ετήσια βάση. Οι δικαιολογίες
που προβάλλονται από τις υπηρεσίες ποικίλλουν, μπορούμε
όμως να ξεχωρίσουμε δύο από τις πιο συχνές:
"Λίγα
είναι τα έγγραφα που έχει λήξει η προθεσμία διατήρησής
τους, επομένως δεν υπάρχει λόγος να κάνουμε φέτος
εκκαθάριση". Η
δικαιολογία επαναλαμβάνεται από χρόνο σε χρόνο. Φυσικά,
μετά από μερικά χρόνια, αυτές οι ίδιες υπηρεσίες
θα προβάλουν πιθανότατα τη δικαιολογία ότι είναι
μεγάλος ο όγκος του υλικού, έχδουν φόρτο εργασίας
και, συνεπώς, δεν μπορούν να προχωρήσουν σε εκκαθάριση
του αρχείου τους, "τουλάχιστον για την ώρα".
"Είναι
μεγάλος όγκος του υλικού, έχουμε πολλή δουλειά" κλπ.
Με αυτό τον τρόπο, βέβαια, οδηγούμαστε στη διαιώνιση
και στην όξυνση του προβλήματος, αφού, όσο περνάει
ο καιρός, τόοσ θα μεγαλώνει και ο όγκος του υλικού.
Σε
πολλές περιπτώσεις, η εκκαθάριση του αρχείου θεωρείται
έργο όχι όλων των υπαλλήλων, αλλά των μελών μιας -άτυπης
πλέον, στην περίπτωση των δημοσίων υπηρεσιών- επιτροπής.
Υπήρξαν και περιπτώσεις άρνησης υπαλλήλων να ασχοληθούν
με την εκκαθάριση με τη δικαιολογία "εμείς είμαστε
επιστήμονες". Οι περιπτώσεις αυτές επισημάνθηκαν
κυρίως σε υπηρεσίες όπου ο προϊστάμενος δεν παίζει
ουσιαστικό ρόλο κατά τη διαδικασία της εκκαθάρισης,
αλλά περιορίζεται στην υπογραφή των σχετικών εγγράφων.
Πίνακας
ανενεργού αρχειακού υλικού
Ακόμη
και όταν πραγματοποιείται η εκκαθάριση, παρουσιάζονται
προβλήματα. Ένα από αυτά είναι ο τρόπος σύνταξης του
πίνακα ανενεργού αρχειακού υλικού, του "πίνακα
καταστρεπτέων", κατά τη διατύπωση των σχετικών
προεδρικών διαταγμάτων.
Πολλές
υπηρεσίες θεωρούν ότι ο πίνακας πρέπει να συντάσσεται
σε επίπεδο εγγράφου, ακόμη κι όταν πρόκειται για περισσότερα
έγγραφα που ανήκουν στον ίδιο φάκελο (κάτι που, εννοείται,
δυσκολεύει τα πράγματα, καθώς είναι ιδιαίτερα χρονοβόρα
διαδικασία), επειδή δεν γνωρίζουν την τροποποίηση που
επέφερε το ΠΔ 87/1981 στη σχετική διάταξη του ΠΔ 162/1979.
Μετά
την εισαγωγή του στα Γ.Α.Κ., το υλικό του εκκαθαρισθέντος
αρχείου θα πρέπει να διατηρήσει την ταξινόμηση που
είχε στην υπηρεσία παράδοσης. Γι' αυτό, καλό θα ήταν
στον πίνακα ανενεργού υλικού να αναγράφεται και ο αριθμός
φακέλου // υποφακέλου από τον οποίο προέρχονται τα
έγγραφα.
|
