Τα δημόσια αρχεία

Η κατάσταση.
Προβλήματα και λύσεις

 

Η κατάσταση

Πάρα πολύ συχνά τα αρχεία αποτελούν το φτωχό συγγενή και το αναγκαίο κακό. Λόγω έλλειψης χώρου, τα έγγραφα στοιβάζονται σε υπόγεια και πατάρια, σε χώρους ακατάλληλους και χωρίς κανόνες ασφάλειας. Οι υπηρεσίες απαλλάσσονται απ' αυτά, όταν δημιουργείται το αδιαχώρητο, όταν αλλάζει ο προϊστάμενος ή ακόμη όταν μετακομίζει η υπηρεσία. Ο υπάλλληλος που είναι επιφορτισμένος με την ενασχόληση με το αρχείο εργάζεται χωρίς συγκεκριμένες οδηγίες, μ' ένα στόχο κάθε άλλο παρά καλά καθορισμένο.

Οι αιτίες

Η απουσία μιας οργανωμένης αρχειακής υπηρεσίας στο εσωτερικό της διοικητικής, ελλείψει προσωπικού και πιστώσεων, αλλά και λόγω της γενικότερης υποτίμησης του ζητήματος των αρχείων.
Η έλλειψη σχετικής παιδείας των υπαλλήλων - σε όλα τα επίπεδα της ιεραρχίας - που δεν είναι ευαισθητοποιημένοι στα θέματα των αρχείων, δεν αισθάνονται υπεύθυνοι για τα έγγραφα που είναι προϊόν της εργασίας τους ή, αντίθετα, τα θεωρούν ιδιοκτησία τους.

Μια λανθασμένη αντίληψη του όρου αρχείο. Αυτή η λέξη θα πρέπει να πάψει να σημαίνει για το προσωπικό -πολλές φορές και τα στελέχη- των δημοσίων φορέων "παλιά άχρηστα χαρτιά", καθώς, ένα έγγραφο αποκτά την ιδιότητα του αρχειακού υλικού τη στιγμή της δημιουργίας του, το δε ζήτημα της αρχειακής αξίας έχει πολλές πτυχές.

Η ευκολία που προσφέρουν τα μέσα αναπαραγωγής των εγγράφων, πράγμα που, ορισμένες φορές, οδηγεί τις υπηρεσίες στην αναπαραγωγή ενός εγγράφου σε πολλά αντίγραφα, που συχνά δε χρησιμοποιούνται, αλλά μεγαλώνουν χωρίς λόγο τον όγκο των φακέλων.
Ο διασκορπισμός των χώρων όπου στεγάζονται οι υπηρεσίες και που φιλοξενούν τα αρχεία τους, καθώς και η έλλειψη χώρων κατάλληλων για τη φύλαξη του αρχειακού υλικού.
 

Μακροπρόθεσμες λύσεις

Αποτελεσματική λύση θα ήταν η δημιουργία μιας αρχειακής υπηρεσίας στο εσωτερικό της διοικητικής, που θα αναλάμβανε τα έγγραφα κατά την έξοδό τους από τα γραφεία, την ταξινόμηση και αρχειοθέτησή τους, τη διαχείρισή τους, καθώς και τα ζητήματα των εκκαθαρίσεων και την αποστολή υλικού στα Γ.Α.Κ.

Αυτή η υπηρεσία θα πρέπει να είναι στελεχωμένη με προσωπικό τουλάχιστον στοιχειωδώς ειδικευμένο. Το επίπεδό του θα του επιτρέπει να κατανοεί τα έγγραφα, να διαλέγεται αποτελεσματικά με τους υπευθύνους της Διοίκησης και να έχει αρκετές αρμοδιότητες, ώστε να αντιτίθεται στην έλλειψη τάξης και στην ασύνετη καταστροφή υλικού. Θα είναι επίσης σε συνεχή επαφή με έναν εκπρόσωπο των Γ.Α.Κ. Η υπηρεσία θα διαθέτει χώρους ορθολογικά διαμορφωμένους και καλά εξοπλισμένους, έτσι ώστε να είναι δυνατή η συγκέντρωση των αρχείων πολλών υπηρεσιών σ' αυτούς.

Εκτός από τα πιο πάνω καθήκοντα, η ενδιάμεση αρχειακή υπηρεσία θα είναι σε θέση να συντονίζει, να πληροφορεί και να συμβουλεύει. Θα διευκολύνει τα καθημερινά καθήκοντα της διοικητικής υπηρεσίας ή των διοικητικών υπηρεσιών στο πλαίσιο των οποίων λειτουργεί.

Η Διοίκηση οφείλει να διευκολύνει το έργο των ενδιάμεσων Αρχείων, από τη μια θεωρώντας τα όχι ως ξένο οργανισμό, αλλά ως αξεχώριστο στοιχείο στη γενική πορεία των υπηρεσιών και, από την άλλη, αποστέλλοντας τους φακέλους σε καλή κατάσταση.

Άμεσες λύσεις

Είναι απαραίτητος ο ορισμός υπευθύνου αρχείου και υπαλλήλου συνδέσμου σε κάθε υπηρεσία, έτσι ώστε να διασφαλίζεται η σύνδεση με τα Γενικά Αρχεία του Κράτους για την απρόσκοπτη εκτέλεση του έργου της επισήμανσης και απογραφής των αρχείων των υπηρεσιών του δημοσίου τομέα, της εποπτείας των ενεργών αρχείων για την πρόληψη απωλειών και καταστροφών δημοσίων εγγράφων, της παρακολούθησης των εκκαθαρίσεων των αρχείων του δημοσίου τομέα και της εισαγωγής των διατηρητέων εγγράφων στα Γ.Α.Κ. Στις κεντρικές υπηρεσίες των υπουργείων μπορεί να εφαρμοστεί το αντίστοιχο του γαλλικού θεσμού του αρχειονόμου σε αποστολή.

Ο απλός ορισμός ενός υπευθύνου δεν οδηγεί από μόνος του σε ριζική βελτίωση της κατάστασης. Η σχετική διάταξη του ν. 1946-1991 είναι θετική, είναι όμως απαραίτητη και η λήψη των αναγκαίων μέτρων για να υλοποιηθεί και να μη μείνει κενό γράμμα. Ο ορισμός υπευθύνου είναι το πρώτο βήμα. Όμως ο υπεύθυνος πρέπει να γνωρίζει ποια ακριβώς είναι τα καθήκοντά του και, κυρίως, πώς θα ανταποκριθεί σ' αυτά, γι' αυτό και πρέπει να αποκτήσει τα απαραίτητα εφόδια. Από εδώ λοιπόν προκύπτει και η ανάγκη επιμόρφωσης των υπευθύνων αρχείου και υπαλλήλων-συνδέσμων, με την παρακολούθηση σχετικών σεμιναρίων, αλλά και συμμετοχή σε συναντήσεις με εκπροσώπους των Γ.Α.Κ., που θα πραγματοποιούνται σε τακτά χρονικά διαστήματα.

Απαραίτητη είναι επίσης η διατήρηση των εγγράφων και των φακέλων σε τάξη, πράγμα που σημαίνει ότι τα έγγραφα θα πρέπει να μπαίνουν στη σωστή σειρά ήδη από τη στιγμή της δημιουργίας τους:

  • Επεξεργασία ενός πλάνου ταξινόμησης των εγγράφων από κάθε υπουργείο, μετά από ανάλυση των δραστηριοτήτων των υπηρεσιών του (κεντρικής και περιφερειακών) και, στη συνέχεια, πιστή τήρηση του θεματολογίου. Δημιουργία υποφακέλων, όπου κάτι τέτοιο είναι δυνατό, για τα ιδιαίτερα ζητήματα των σημαντικών υποθέσεων.
  • Χρονολογική ταξινόμηση στο εσωτερικό των φακέλων/υποφακέλων.
  • Αποφυγή της εξαγωγής εγγράφων από τους φακέλους τους. Είναι προτιμότερο να χρησιμοποιούντια φωτοαντίγραφα και, πάντως, απαραίτητο να τοποθετείται στο φάκελο ένα δελτίο όπου θα σημειώνεται ποιο έγγραφο βγήκε από το φάκελό του και πότε, ενώ το δελτίο αυτό θα υπογράφεται από τον υπάλληλο που πήρε το έγγραφο.
  • Εξασφάλιση των απαραίτητων χώρων και συνθηκών για τη διατήρηση των αρχείων.

Βλ. και Υπόμνημα σωματείου στον Γ.Γ. του ΥΠΕΠΘ (Ιούλιος 2001)